Você sabe quais as melhores ferramentas para implementar o Compliance para gestão de contratos? Acompanhe esse artigo e fique por dentro!

Durante o 10º Congresso Latino-Americano de Gestão de Contratos promovido pela ANGC e a YVent (em setembro/2019), fui facilitadora de mesa de discussões sobre as ferramentas de compliance para a gestão dos contratos. A seguir, descrevo algumas das questões que foram discutidas.

A mesa majoritariamente composta por gestores de contratos (muitos não advogados) com atividades de pouca relação com entidades governamentais ou públicas.

Conceituamos Compliance como estar em conformidade legal e com as regras da empresa e, em especial, com as regras e leis relacionadas à integridade e ao combate à corrupção.

Também esclarecemos que as regras da legislação anticorrupção no Brasil e nos EUA são aplicadas para ações praticadas para obtenção de benefícios promovidos entre um agente privado e um agente público (ou seja, afasta o regramento da corrupção privada).

Assim, além da legislação, as empresas precisam definir e cumprir com as suas regras de integridade as quais irão buscar coibir: corrupção privada (vantagens indevidas em contratações entre entes privados); conflito de interesses, fraudes etc. Essas regras serão advindas dos códigos de conduta e das políticas das empresas.

A ferramenta mais citada pelo grupo foi o background-check dos contratados/fornecedores/terceiros (processo também conhecido como Due Diligence ou Know Your Client/Parner) para averiguação da saúde financeira; dependência econômica do contrato; processos judicias e comprometimento legal, mas também para identificação dos sócios das empresas e as relações familiares ou pessoais entre os contratantes, principalmente aqueles com poder de decisão (seja nível de serviço, pagamento ou aprovação do contrato, por exemplo); outros conflitos de interesses e pessoas expostas politicamente.

Esse processo é realizado na contratação e durante a execução do contrato, com periodicidade que deverá ser decidida com base na exposição do risco do contrato para a empresa contratante. Assim, importante a empresa possuir uma matriz de risco voltada com atenção especial aos contratos.

Muitas vezes a contratação do background-check é indicada pelo contratante e paga para contratada (como um processo de certificação) durante o processo de concorrência.

Ademais o background-check poderá ser dividido em níveis de complexidade, novamente norteado pela matriz de risco da contratante. Inclusive importante definir que a coleta de documentos deve ser eficiente, ou seja, os documentos coletados deverão ser analisados. Documento que não é analisado aumenta-se a exposição ao risco daquele que solicitou.

Compliance para Gestão de Contratos

A Automação do processo de contratação e gestão dos contratos também pode ser entendido como uma ferramenta de compliance, pois reduz fraudes e aumenta controle. Entretanto, importante que o software monitore e guarde a informação inserida no sistema e quem o inseriu/acessou/permitiu para que viabilize a existência de informações em caso de uma necessária investigação interna e constituição de provas.

A automação dos contratos também precisa viabilizar que o gestor possua indicadores ou requisitos ligados à sua a atividade que lhe possibilitem identificar não conformidades, como fraudes ou condutas violadoras às normas da empresa, para que assim possa informar à área de compliance responsável.

O Gestor de Contratos precisa criar uma aliança com a área de compliance da empresa pois, por muitas vezes, é ele quem vai informar à área de compliance a ocorrência de uma violação. O gestor de contratos também precisa manter um elo próximo com todos os stakeholders para apresentar ou receber denúncias que estão relacionadas à atividade da empresa e aos contratos para apresenta-los à área de Compliance para a devida investigação.

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